# Transacções

Este capítulo dá-lhe a informação básica necessária para compreender e usar transacções no &app;. Enquanto as contas são a estrutura de uma árvores de contas, as transacções são os dados que cada conta contém.

## Conceitos básicos

Uma transacção num sistema contabilístico de dupla entrada tal como o &app; é uma troca entre pelo menos duas contas. Logo, uma transacção simples tem de consistir sempre de duas partes, uma conta de e uma conta para. A conta de está a transferir valor para a conta para. Os contabilistas chamam a estas partes da transacção Entradas do razão. No &app;, chamamos-lhes parcelas.

Uma parcela identifica a conta a que se refere, o montante específico em dinheiro que é movido de ou para essa conta e pode conter mais algumas peças específicas de informação, se necessário. O &app; suporta múltiplas parcelas numa única transacção que podem mover dinheiro arbitrariamente de ou para as contas envolvidas.

Por exemplo, recebeu um ordenado e depositou-o na sua conta poupança, no banco. A transacção que ocorre é que a conta poupança no banco (um activo) recebeu dinheiro da conta de receita. Duas contas são afectadas e, neste caso, há um aumento líquido do seu capital próprio.

O trabalho com transacções no &app; é feito usando o que é conhecido por diário de conta. Cada conta que cria tem um diário de conta. Ser-lhe-á familiar porque se parece com o talão usado para controlar o livro de cheques.

O diário de conta é explicado na secção seguinte, .

## O diário de conta

O diário de conta é a janela do &app;, que lhe permite ver e editar transacções pré-existentes, ou adicionar novas transacções numa conta em particular. Para abrir um diário de conta a partir da árvore de contas, faça um duplo clique no nome da conta, clique com o botão direito no nome e seleccione Abrir conta no menu ou use o botão na barra de ferramentas. O &app; abre a janela do diário de conta.

### Funcionalidades do diário de conta

A barra de título do diário de conta mostra o nome da conta. Abaixo da barra de título, a barra de menu mostra os itens de menu disponíveis dentro do diário de conta e a barra de ferramentas contém cómodos botões que o ajudam a trabalhar com o diário de conta.

Ao fundo à esquerda da janela do diário, o &app; mostra mensagens úteis à medida que se move dentro do diário. À direita, pode ver o saldo actual da conta e o total de parcelas confirmadas.

### Escolher um estilo de diário

O &app; oferece várias opções para ver os diários. O estilo predefinido é Livro razão básico, que mostra só o sumário das parcelas que afectam a conta actual. Este é o estilo que mais se parece com outros pacotes de gestão populares. Pode escolher um estilo de diário diferente indo a Ver . Há ainda mais dois modos:

- O estilo Ver Livro razão de parcelas automáticas expande a transacção actual automaticamente. Quando põe uma transacção em foco no diário, ela expande-se automaticamente para mostrar todas as parcelas.

- O estilo Ver Diário de transacções mostra todas as parcelas no diário, o que se parece mais com um diário contabilístico.

Todos os estilos lhe permitem ver os seus dados em modo de linha única ou em modo de linha dupla. Seleccione Ver Linha dupla e verá a sua linha de transacção expandida para duas linhas do diário. O modo de linha dupla também mostra o campo Notas da transacção.

Abaixo estão imagens que demonstram as diferenças entre o livro razão básico e o diário de transacções.

Para este exemplo, imaginemos que comprou três pares de calças de ganga por 1,000 €; e registou a compra como uma transacção com parcelas, com cada par numa parcela.

Estas imagens ilustram as diferenças entre os modos.

Primeiro vejamos a transacção a partir da conta à ordem:

Compra de 3 pares de calças

Esta imagem mostra uma transacção com parcelas de compra de calças

Agora, vejamos a conta Despesas:Roupa, no modo básico.

Um salto até à conta Despesas:Roupa

Esta imagem mostra a conta Despesas:Roupa em modo Livro razão básico.

Surgem aqui três entradas, mas só havia uma única entrada com parcelas na conta à ordem. Um exame mais apurado mostra que cada linha tem um montante diferente, 200€;, 300€; e 500€;. Isto demonstra que cada linha nesta vista reflecte uma única parcela da transacção original.

Se mudar para o modo Diário de transacções verá só a transacção original com parcelas.

Um salto até à conta Despesas:Roupa

Esta imagem mostra a conta Despesas:Roupa em modo Diário de transacções.

### Usando atalhos de introdução

O &app; oferece vários atalhos para poupar tempo ao inserir os seus dados. Quando digita os primeiros caracteres de uma descrição que já utilizou, a funcionalidade Preenchimento rápido preenche automaticamente o resto da transacção tal como a inseriu antes. Quando digita o primeiro carácter de um nome de conta, seja no campo Transferência, da linha da transacção, seja no campo Conta da linha da parcela, o nome é completado automaticamente a partir da sua lista de contas. Também o ajuda a inserir sub-contas nestes campos: digite os primeiros caracteres da conta-mãe, seguidos de : (dois pontos) [ou o carácter que escolheu como separador de contas] e os primeiros caracteres do nome da sub-conta. Por exemplo, para inserir Activo:Conta à ordem, pode digitar `A:C` e deixar o &app; fazer o resto.

Por : ser o símbolo de separacção de contas, não o pode usar nos nomes de conta.

Se realmente precisa dos dois pontos no nome de uma conta, pode escolher outro símbolo indo a Editar Preferências Contas Carácter .

Os atalhos de teclado do diário também lhe poupam tempo e o &app; oferece-lhe vários. No campo de data pode digitar:

- + ou = para incrementar a data e - ou _ para a decrementar

- ] ou } para incrementar o mês e [ ou { para o decrementar

- M ou m para inserir a primeira data do mês

- H ou h para inserir a última data do mês

- Y ou y para inserir a primeira data do ano

- R ou r para inserir a última data do ano

- T ou t para inserir a data de hoje

No campo Nº da linha da transacção, pode digitar + para incrementar o número da transacção a partir do último que inseriu. Digitar - decrementa-o. Isto também funciona no campo Acção da linha da parcela, se escolher inserir números de parcela aí. O campo Acção também suporta preenchimento rápido - se digitar os primeiros caracteres de uma acção comum (tal como Depósito), o &app; preenche o resto.

O campo Transferência suporta o preenchimento rápido dos nomes de conta. Pode começar a escrever o nome da conta e o &app; preenche o que falta. Digitar o carácter separador a qualquer altura completa o nome de conta no nível actual, deixando o cursor posicionado no início do nome da próxima sub-conta. Por exemplo, se escrever A: C , será completado para Activos:Conta à ordem. Também pode usar as combinações Menu ou Ctrl Seta abaixo neste campo para ver uma lista de todos os nomes de conta.

Em qualquer um dos campos de montantes, pode usar uma calculadora interna. Simplesmente digite o primeiro valor, seguido de +, -, *, ou / e escreva o segundo valor. O &app; faz o cálculo e insere o resultado no campo de montante quando premir Tab. Por exemplo, pode inserir 50*100/123 para inserir uma compra de 50 €; sem IVA a 23 %

Todos os itens de menu têm teclas de acesso definidsa e estão marcadas por caracteres sublinhados nos nomes de menu. Prima Alt + [carácter sublinhado] para abrir o menu e depois seleccione o item digitando o seu carácter sublinhado. Por exemplo, escrever Alt A abre o menu Acções, seguido de P divide a transacção. Alguns dos itens de menu têm ainda atalhos que chamam o comando directamente (tipicamente usando Ctrl). Estes atalhos estão listados a seguir ao item.

Para se mover dentro do diário, use estas teclas para poupar tempo:

- Tab para passar ao campo seguinte, Shift Tab para passar ao campo anterior

- Home para se mover para o início do campo, End para se mover para o final do campo

- Enter ou ↓ para se mover para a próxima transacção, ↑ para se mover para a transacção anterior

- Page Up para se mover um ecrã acima, Page Down para se mover um ecrã abaixo

- Shift Page Up para ir para a primeira transacção, Shift Page Down para ir para a última transacção

Na janela de reconciliação pode usar estes atalhos de teclado:

- Tab move para a caixa seguinte e Shift Tab move para a caixa anterior

- A barra de espaço alterna o estado entre reconciliada e não reconciliada

- ↑ e ↓ navegam pelas entradas dentro da caixa actual

## Transacções simples vs. Transacções com parcelas

Cada transacção no &app; tem pelo menos duas parcelas, mas uma mesma transacção pode ter mais de duas parcelas. Uma transacção com duas parcelas é chamada de transacção simples, dado que só envolve a conta actual e uma única conta remota. Uma transacção com três ou mais contas é chamada uma transacção com parcelas.

Quando o diário está em modo básico, verá um sumário das parcelas que afectam a conta actual. Para uma transacção simples, a coluna Transferência mostra a outra conta de onde o dinheiro foi transferido. Para uma transacção com parcelas, a coluna Transferência mostra -- Transacção com parcelas --. Pode ver as parcelas individuais de cada transacção clicando em Parcelas na barra de ferramentas depois de seleccionar a transacção apropriada.

Para transacções com parcelas, a primeira linha da transacção é a linha de transacção. Contém uma data, um nº opcional (tal como um número de cheque), uma descrição, o montante total que afecta a conta actual (Tot Crédito aqui) e saldo actualizado após a transacção actual. Note que na vista expandida, o cabeçalho da coluna Transferência desaparece e não há nome de conta nesse campo. Esta linha mostra-lhe só um sumário do efeito da transacção na conta actual. Para obter informação mais detalhada, tem de ver as parcelas individuais que constituem a transacção.

As linhas parciais abaixo da linha de transacção são as linhas de parcelas, e são separadas por linhas cinzentas. Quando puser em foco uma dessas linhas de parcelas, os cabeçalhos de colunas alteram-se para mostrar os campos relacionados com as parcelas:

Como se alteram os cabeçalhos das parcelas

Esta imagem mostra como se alteram os cabeçalhos das colunas.

Cada parcela contém uma acção opcional, ou tipo de parcela, que pode inserir ou escolher duma lista. Contém também um memorando opcional, que descreve a parcela. Cada parcela afecta uma conta, que pode ser seleccionada de uma lista pendente de contas. O campo R indica se a parcela foi reconciliada. As últimas duas colunas mostram o montante da parcela e se o dinheiro está a entrar ou a sair da conta.

Tal como discutimos em , o total de débitos (coluna esquerda) deve ser igual ao total de créditos (coluna direita) para cada transacção. No exemplo mostrado acima, o total de débitos é igual ao total de créditos, pelo que a transacção está saldada. Se reparar, a linha de transacção contém o mesmo montante de débito que a linha da parcela Conta à ordem. Porque é que vemos isto duas vezes? Porque a linha de transacção é meramente um sumário do efeito da transacção na conta actual. A mesma transacção numa conta diferente terá uma linha de transacção diferente, uma que mostre o efeito nessa conta em particular. Pode confirmar isto seleccionando outra linha de parcela e clicando no botão Saltar na barra de ferramentas.

Neste exemplo, se saltar para a conta Receitas:Ordenado, o &app; abre a mesma transacção no diário Receitas:Ordenado:

Um salto até à conta Receitas:Ordenado

Esta imagem mostra um salto até à conta Receitas:Ordenado.

Note que o total da linha de transacção agora sumariza o efeito na conta Receitas:Ordenado em vez da Conta à ordem, porque está a olhar para o diário da conta Receitas:Ordenado. As parcelas são exactamente as mesmas, mas a linha de transacção agora reflecte o crédito para a conta Receitas:Ordenado.

### Exemplo com uma transacção simples

Começando com a árvore de contas que criámos no capítulo anterior, `gcashdata_3`, faça duplo clique em Conta à ordem. Vamos adicionar uma transacção simples a esta conta. Quando primeiro cria as suas contas no &app;, é habitual começar com um saldo inicial.

Na primeira linha da transacção, insira uma data (ex: 1 de Janeiro de 2006), uma descrição (ex: Saldo inicial), clique na lista pendente Transferência e seleccione Capital próprio:Saldo inicial, adicione um depósito de 1000€; e prima Enter. O diário da conta deverá estar parecido com esta imagem:

O diário da conta à ordem

Esta imagem mostra o diário de Activos:Conta à ordem após inserir uma transacção de valor inicial.

Definir o saldo inicial de uma conta é um exemplo de uma transacção simples entre duas contas. Neste caso, afectando as contas Activos:Conta à ordem e Capital próprio:Saldo inicial.

Como outro exemplo de uma transacção simples afectando só duas contas, adicione outra transacção para descrever a compra de mercearias no valor de 45.21€;. Dentro da conta Activos:Conta à ordem, defina Transferência para Despesas:Comida. O diário de conta deve agora parecer-se com:

O diário da conta à ordem

Esta imagem mostra o diário de Activos:Conta à ordem após adicionar uma transacção para compra de mercearias.

### Exemplo de transacção com parcelas

A necessidade para três ou mais parcelas ocorre quando precisa de dividir uma das contas de ou para numa mesma transacção em múltiplas contas. O exemplo clássico disto será a recepção de um cheque de ordenado. Aquilo que realmente recebe é tipicamente menos que aquilo que lhe pagam, sendo a diferença devida a impostos, segurança social e/ou outros itens. Logo, a transacção simples de receber um cheque de ordenado envolve outras contas além da conta Activos:Conta à ordem e Receitas:Ordenado.

Para adicionar a transacção com parcelas a partir do diário de conta Activos:Conta à ordem, clique numa linha de nova transacção e clique em Parcelas. Note que se definiu a vista do diário para Livro razão de parcelas automáticas ou Diário de transacções, as parcelas abrem-se sozinhas. Insira a descrição desta transacção na primeira linha (ex: “Empregador”). Nas linhas de parcelas abaixo, insira as várias parcelas que compõem esta transacção, uma a uma. Para inserir as parcelas, primeiro escolha a conta, depois insira o montante por que alterar a conta. Tenha em mente que quando está num diário de conta de activos, os montantes inseridos na coluna esquerda aumentam o saldo da conta, enquanto montantes inseridos na coluna direita o diminuem (para mais informação, veja ). Prima Tab ou clique na próxima linha de parcela e repita o processo. Note que, se está a usar o teclado para navegar na transacção, use Tab para se mover entre campos, uma vez que a tecla Enter regista a transacção e cria parcelas numa conta de desequilíbrio.

Quando cria uma transacção no &app;, as parcelas podem ser inseridas em qualquer ordem. Contudo, quando a transacção é fechada (seja saindo da transacção, seja premindo Enter), todas as parcelas de débito passam à frente das parcelas de crédito.

Neste exemplo, escolha a conta de depósito (Activos:Conta à ordem) e insira o montante a depositar (ex: 670€;). Continue a inserir os vários montantes para impostos: conta Despesas:Impostos:IRS, 180€;; conta Despesas:Impostos:Segurança Social, $90€;; e conta Despesas:Impostos:Seguro, $60€;. Finalmente, insira o valor bruto do cheque ($1,000€; neste exemplo) como levantamento da conta Receitas:Ordenado.

A divisão final deverá parecer-se com . Lembre-se de premir Enter quando terminar a introdução. Mas também deve saber que quando prime Enter, as parcelas serão dobradas numa vista de transacção simples. As parcelas ainda lá estão, só tem de clicar em Parcelas para as ver. Veja para mais detalhes.

Inserir uma transacção com parcelas

Diário de conta - transacção com parcelas

## Reconciliacção

Uma vez inseridas transacções no &app;, é importante verificar se elas estão de acordo com o extracto da sua instituição financeira. Este processo de verificação é conhecido por reconciliação e é a chave para determinar se os seus registos estão correctos. O mais habitual é comparar as suas transacções com os extractos bancários, mas pode usar este processo para verificar qualquer transacção.

O &app; mantém o estado de reconciliação de cada transacção sob controlo. Este estado é mostrado pelo campo R num diário: r indica que uma transacção foi reconciliada, nc indica que não foi confirmada, e c indica que foi confirmada mas não reconciliada. Uma transacção marcada como confirmada significa que tem alguma confirmação de que a sua ordem foi aceite (por ex., tem o recibo do cartão de crédito que o restaurante emitiu). Pode alternar o estado de reconciliação entre nc e c clicando no campo R; pode defini-lo para r usando .

Ao fundo da janela da conta, há (entre outros) dois saldos em execução (os saldos Confirmado e Reconciliado) e o saldo Futuro. Os primeiros devem corresponder aquilo que o seu banco pensa que tem na conta, enquanto o último inclui transacções pendentes.

Por exemplo, quando passa um cheque, deve inserir a transacção no &app;. O campo de reconciliação R da transacção conterá inicialmente nc (não confirmada).A sua nova entrada vai contribuir para o saldo Futuro, mas não para os saldos Confirmado e Reconciliado. Mais tarde, se obteve confirmação que o cheque foi cobrado, pode clicar no campo R para o alterar para c (confirmado). Ao fazer isto, o saldo Confirmado altera-se para incluir esse montante. Quando chegar o extracto do banco, poderá compará-lo com o que registou no &app;, abrindo a janela de reconciliação. Aí, poderá alterar o campo R para r (reconciliada).

Não pode reconciliar directamente numa janela de diário simplesmente clicando no campo R. Tem de usar a janela de reconciliação. Uma vez que uma transacção esteja marcada como reconciliada, já não pode ser facilmente alterada sem quebrar o Saldo inicial da próxima reconciliação.

É importante compreender que a reconciliação é feita para uma determinada data e que quando reconcilia uma conta baseado num extracto com uma dada data, está a reconciliar todas as transacções anteriores a essa data. Portanto, se adicionar ou modificar transacções com data anterior à da última reconciliação, os seus saldos reconciliados ficam em desequilíbrio.

### Janelas de reconciliação

As janelas de reconciliação são usadas para reconciliar uma conta do &app; com um extracto que um banco ou outra instituição financeira lhe enviou. A reconciliação é útil, não só para verificar duplamente os seus registos com os do banco, mas também para ter uma melhor ideia do que ainda tem pendente, por exemplo, cheques não cobrados.

Para usar as janelas de reconciliação, seleccione uma conta da árvore de contas e clique em Acções Reconciliar . Abre-se uma janela semelhante à que está abaixo, onde pode inserir a informação de reconciliação.

Janela Reconciliar

A janela inicial de reconciliação.

Na janela inicial de reconciliação, tem de inserir alguma informação de reconciliação.

Data do extracto

  A data do extracto contra o qual vai fazer a reconciliação.

  Clique na seta à direita deste campo para abrir um calendário.

Saldo inicial

  Este é um item não editável que mostra o saldo da reconciliação anterior. Deve corresponder ao saldo inicial do seu extracto.

  Por vezes, o saldo inicial no &app; não corresponde ao encontrado no seu extracto. Isto pode acontecer na primeira vez que reconcilia a sua conta ou quando uma transacção previamente reconciliada foi alterada ou eliminada.

  Na primeira vez que reconcilar a sua conta, o saldo inicial será 0.00, logo provavelmente não é o saldo inicial da sua conta. Quando reconciliar a conta, o saldo inicial da conta será incluído na reconciliação e o resultado deverá ficar equilibrado.

  No caso de uma transacção previamente reconciliada ser acidentalmente alterada, pode simplesmente voltar a reconciliá-la juntamente com as transacções do extracto actual e o resultado deverá ficar equilibrado.

  O caso de acidentalmente eliminar uma transacção previamente reconciliada apresenta um desafio maior. Se não puder determinar o que foi apagado e restaurá-lo no diário correspondente, terá de criar uma transacção fictícia para conseguir terminar a reconciliação.

  Embora o último caso não tenha importância na sua contabilidade privada, se for o contabilista de um clube ou de uma empresa, é melhor que tenha preparada uma boa explicacção para o sucedido.

Saldo final

  Este campo deve ser preenchido com o saldo final que aparece no extracto.

  O &app; preenche automaticamente este campo com o saldo Actual mostrado na parte inferior do diário da conta.

Incluir sub-contas

  Marque esta opção se quiser incluir as transacções que pertencem às sub-contas da conta seleccionada na reconciliação. Note que todas as sub-contas têm de estar na mesma moeda/mercadoria que a conta-mãe para poder activar a opção.

Inserir pagamento de juros

  Clicar neste botão abre uma nova janela que lhe permite inserir uma transacção de juros na conta a ser reconciliada.

  A janela de pagamento de juros poderá abrir automaticamente quando inicia uma reconciliação de uma conta de tipo Banco, Crédito, Fundo, Activo, A/Receber, A/Pagar e Passivo. Se quiser desactivar este comportamento, para qualquer uma das contas mencionadas, vá ao separador Diário nas Preferências do &appname; e desmarque a caixa Transferência automática de juros. Em alternativa, para desactivar este comportamento só para a conta seleccionada, clique em Sem pagamento automático de juros nesta conta na janela Inserir pagamento de juros.

Depois clique em Aceitar e verá a janela de reconciliação com a lista das transacções:

A lista de transacções na janela de reconciliação

Os dois painéis chamados Fundos entrados e Fundos saídos, listam todas as transacções não reconciliadas que pertencem à conta que vai ser reconciliada. A coluna R mostra se a transacção já foi reconciliada.

Agora, examine cada item no extracto do banco e procure o item correspondente na janela Reconciliar.

Se não conseguir encontrar uma transacção, talvez se tenha esquecido de a inserir, ou não soubesse que ela tinha acontecido. Pode usar o botão Nova na barra de ferramentas, ou o item de menu Transacção Nova para abrir o diário e inserir a transacção em falta. O novo item vai aparecer na janela Reconciliar quando premir Enter no diário após inserir a transacção.

Quando encontrar o item na janela Reconciliar, compare o montante do item com o montante do extracto. Se discordar, pode ter cometido um error quando inseriu a transacção no &app;. Pode usar o botão Editar na barra de ferramentas ou ir a Transacção Editar para abrir o diário de conta e corrigir a transacção.

Se os montantes concordam, clique no item na janela Reconciliar. Surge uma marca na coluna R ao lado da transacção seleccionada. O &app; actualiza automaticamente os montantes no painel de sumário inferior direito.

Pode usar as teclas de seta acima/abaixo para rolar até ao item, a tecla espaço para marcar o item como reconciliado e a tecla Tab para alternar entre painéis.

Repita estes passos para cada item que aparece no extracto bancário, verificando se os montantes correspondem aos montantes do &app; e marcando as transacções no &app; à medida que estejam reconciliadas.

Ao fundo da janela Reconciliar há um campo Diferença, que deverá mostrar 0.00 quando terminar a reconciliação. Se mostrar qualquer outro valor, ou falhou transacções ou alguns montantes estão incorrectos no &app; (ou, menos provável, o banco pode ter cometido um erro).

Sob determinadas circunstâncias, pode ser difícil ou mesmo impossível determinar porque é que uma conta não reconcilia. Se não for capaz de corrigir a discrepância entre os seus livros e o extracto, o &app; inclui um botão Saldo na barra de ferramentas que cria automaticamente uma entrada de equilíbrio para o montante em falta.

Para usar isto, faça todas as reconciliações (marcando todas as transacções que conseguir identificar) e clique neste botão. O &app; cria a entrada para equilibrar a discrepância restante que usa a conta especial Contas especiais:Orfã-XXX (onde "XXX" representa a sua moeda). A janela Reconciliar fecha-se; se a reabrir, conseguirá verificar a recém criada entrada de equilíbrio e terminar o processo.

Quando tiver marcado todos os itens do extracto bancário e a diferença for 0.00, clique em Terminar na barra de ferramentas ou seleccione Reconciliar Terminar no menu. A janela Reconciliar fecha-se. No diário de conta, o campo R das transacções reconciliadas altera-se para r.

Neste caso, ainda não recebemos toda a informação, portanto clicamos em Adiar, para que possamos continuar mais tarde. Observe que a coluna R indica que confirmámos (c) duas transacções. Ainda não foram reconciliadas, mas verificámos duas transacções, pelo que foram marcadas como confirmadas. Se olhar para a barra de sumário ao fundo do diário de conta, verá um sumário do que foi reconciliado e do que foi confirmado (Confirmado: 954.79€; Reconciliado: 0.00€;)

A conta à ordem após ter adiado a reconciliação

## Transacções agendadas

As transacções agendadas são criadas para ajudara a inserir operações monetárias repetitivas, como subscrições, seguros ou impostos. Usando transacções agendadas, só tem de inserir a transacção uma vez, definir alguns parâmetros, como data inicial e frequência, fazer uma breve descrição e depois o &app; avisa quando uma transacção agendada estiver pronta para ser criada e cria-a por si.

Neste Como fazer, vamos exemplificar com uma subscrição na Internet com o valor de 20€;, paga a 29 de cada mês.

No &app;, há duas maneiras de criar transacções agendadas, a partir do diário ou no Editor de transacções agendadas.

### Criar a partir do diário

Insira a primeira ocorrência da transacção a agendar no diário. No campo Transferência desta transacção, digite Despesas:Internet como mostrado na imagem seguinte.

Primeiro passo para criar a transacção agendada a partir do diário

Uma vez que não criámos previamente a conta Despesas:Internet, o &app; pergunta-nos se a queremos criar.

De seguida, clique com o botão direito do rato e seleccione Agendar...

Segundo passo para criar a transacção agendada a partir do diário

Surge uma janela parecida com esta:

Terceiro passo para criar a transacção agendada a partir do diário

Vamos preencher os valores, sabemos que a subscrição é paga a 29 de cada mês, sendo a próxima para o mês que vem (uma vez que inserimos a deste mês manualmente) :

Dados preenchidos numa transacção agendada

Clique em Aceitar e a transacção será agendada. O &app; memorizou esta transacção e a 29 do mês que vem abre uma janela perguntando-lhe se a deve criar (veja mais abaixo uma imagem desta janela).

### Criar no Editor de transacções agendadas

A outra maneira de inserir transacções agendadas é a partir do Editor de transacções agendadas, que pode ser mais rápida se tivermos várias transacções a criar de uma só vez.

Na janela principal de contas, seleccione Acções Transacções agendadas Editor de transacções agendadas na barra de menus. Abre-se um novo separador Transacções agendadas na janela actual do &app;, como mostrado abaixo:

Separador Transacções agendadas vazio

Este separador contém uma lista, aqui vazia, de todas as transacções agendadas. Vamos criar uma nova, clicando em Nova na barra de ferramentas. Abre-se uma janela como a seguinte:

Separador Visão geral da janela Editar transacção agendada

Primeiro, vamos inserir um nome para esta nova transacção, ao cimo da janela.

Este nome só identifica a transacção na janela Editar transacção agendada, nunca aparece no diário.

No painel Opções da Visão geral tem quatro opções:

Activar

  Define o estado da transacção agendada.

Criar automaticamente

  Se marcada, insere esta transacção no diário sem lhe perguntar primeiro (veja abaixo). Se necessário, pode ser avisado quando a transacção for inserida, marcando a caixa Notificar-me quando criada.

Criar antecipadamente

  Define com quantos dias de antecedência a transacção será criada.

Lembrar antecipadamente

  Define com quantos dias de antecedência o lembrete é mostrado. Pode ser usado para, por exemplo, quando tem de pagar algo por cheque. Um lembrete antecipado permite-lhe enviar o cheque sem exceder o prazo.

O painel Ocorrências permite-lhe dizer ao &app; que esta transacção agendada não dura para sempre. Por exemplo, se está a pagar um empréstimo, pode inserir a data de fim do empréstimo ou o número de ocorrências restantes.

Seleccione agora o separador Frequência na janela Editar transacção agendada. Aqui pode definir as opções temporais da transacção.

Separador Frequência da janela Editar transacção agendada

Frequência

  Define a frequência básica da transacção, com opções para Uma vez, Diariamente, Semanalmente, Quinzenalmente e Mensalmente. Neste exemplo, está definida como Mensalmente.

  É possível definir uma transacção de forma a que ocorra noutros intervalos diferentes daqueles que constam na lista Frequência, alterando a definição no controlo Cada (veja abaixo).

Data inicial

  Define quando começa a transacção. No exemplo, estaria definida para o dia 29 do mês que vem.

Cada

  Esta opção permite-lhe agendar transacções em múltiplos do valor no campo Frequência. Por exemplo, para criar uma transacção que ocorre a cada três semanas, defina Frequência para Semanalmente e Cada para 3.

A e excepto aos fins de semana

  Define o dia do mês em que a transacção está agendada e controla o que o &app; faz quando o dia ocorrer a um fim de semana.

Sabemos que a subscrição é paga a 29 de cada mês, portanto a Data inicial será 29 de Janeiro de 2016 (assumindo que Janeiro é o mês seguinte), a Frequência será Mensalmente, será paga mensalmente a 29 de cada mês. Dado que no nosso exemplo, a subscrição na Internet é paga automaticamente da conta, não há necessidade de a criar antecipadamente, nem de indicar uma data final.

Quando os elementos neste separador estiverem preenchidos, o &app; realça os calendários abaixo para indicar quando é que vão ocorrer as futuras transacções.

Finalmente, seleccione o separador Transacção modelo e insira a sua transacção na parte inferior, tal como faria no diário de conta, com a única diferença de não ter data.

Deverá agora ter uma janela como esta:

Separador Transacção modelo da janela Editar transacção agendada

Lembre-se de clicar no ícone Registar, para validar e inserir a transacção.

Clique em Aceitar, e voltará ao separador Transacções agendadas, que agora mostra um item na lista Transacções:

Transacção agendada inserida

Se clicar nos calendários, abre-se um balão, que segue o rato e mostra o que está planeado para cada dia. Para fazer desaparecer o balão, clique novamente no calendário.

Agora já pode fechar o separador Transacções agendadas e gravar o seu trabalho.

O que vê abaixo é só uma ilustração e não deve ser inserido na base de dados do &app; nesta altura. Para este exemplo, o diálogo abaixo surge quando a transacção agendada for executada.

A partir de agora, quando o &app; iniciar e uma transacção estiver agendada ou precisar de ser inserida, poderá ver uma janela Desde a última execução..., sumarizando as operações com transacções agendadas (Lembrete, A criar etc.. Pode encontrar uma melhor descrição de cada opção no manual do &app;):

Janela de lembretes de transacções agendadas

Pode clicar na coluna Estado para alterar o estado da transacção agendada, se necessário. Depois clique em Aceitar para fechar a janela Desde a última execução... e aplicar as operações pendentes. Seleccione Cancelar para saltar a introdução das operações pendentes no diário.

Se o campo Estado foi definido como A criar, se reparar no diário da sua conta à ordem, verá que a transacção já foi criada.

Se activar a opção Rever transacções criadas ao fundo à direita na janela Desde a última execução..., o &app; abre, após clicar em Aceitar, o diário de cada conta onde as transacções agendadas foram inseridas automaticamente.

Se inseriu a transacção para 29 de Janeiro nesta fase, por favor reverta para a última gravação do ficheiro do &app;, seleccionando Ficheiro Abrir e escolhendo a gravação anterior do ficheiro `gcashdata_3` do &app;.

## Juntar as peças

Nas secções anteriores deste capítulo foram discutidos os conceitos e a mecânica do trabalho com transacções no &app;. Esta secção vai laborar sobre a árvore de contas inicialmente construída no capítulo anterior, definindo saldos iniciais, adicionando transacções e agendando uma transacção.

### Abrir o ficheiro do &app;

Comece por abrir o ficheiro de dados previamente gravado, `gcashdata_3_vazia` e grave-o como `gcashdata_4` directamente. A janela principal deverá parecer-se com esta:

Ponto de partida para juntar as peças

Esta imagem mostra o ponto de partida desta secção.

### Saldos iniciais

Tal como mostrado antes com a conta Activos:Conta à ordem, os saldos iniciais numa conta são tipicamente atribuídos a uma conta especial, chamada Capital próprio:Saldo inicial. Para começar a preencher esta árvore de contas, comece por definir os saldos iniciais das contas. Assuma que tem 1000€; na conta de poupanças e 500€; em dívida no cartão de crédito.

1. Abra o diário Activos:Conta poupança. Seleccione Ver no menu e certifique-se que está no modo Livro razão básico. Terá de ver as suas transacções noutros modos mais tarde, por agora vamos inserir uma transacção básica no modo básico predefinido.

2. No diário Activos:Conta poupança, insira uma transacção básica entre duas contas para definir o seu saldo inicial para 1000€;, transferidos da conta Capital próprio:Saldo inicial. Lembre-se, transacções básicas transferem dinheiro de uma conta origem para uma conta destino. Grave a transacção (prima Enter ou clique no ícone Enter).

3. No diário Activos:Conta à ordem, insira uma transacção básica entre duas contas para definir o seu saldo inicial para 1000€;, transferidos da conta Capital próprio:Saldo inicial.

4. No diário Passivo:Visa, insira uma transacção básica entre duas contas para definir o seu saldo inicial para 500€;, transferidos da conta Capital próprio:Saldo inicial. Isto é feito inserindo os 500€; como A crédito na conta Visa (ou Tot Decréscimo na conta Saldo inicial), uma vez que é dinheiro que pediu emprestado. Registe a transacção (prima Enter ou clique no ícone Enter).

Deverá ter agora três contas com os saldos iniciais definidos, Activos:Conta à ordem, Activos: Conta poupança, e Passivo:Visa.

Árvore de contas após definir os saldos iniciais

Esta imagem mostra os saldos iniciais.

### Exemplos adicionais de transacções

Vamos agora adicionar mais algumas transacções para simular as despesas do mês. Durante o mês gastou 78€; em electricidade, 45€; em telefone e 350€; em renda. Tudo pago com cheque. Gastou ainda 45,21€; em mercearias, recebeu 670€; de ordenado e pagou a sua subscrição mensal na Internet. Finalmente, tem de mover 100€; da conta poupança para a conta à ordem.

1. Abra o diário Despesas:Electricidade e insira uma transacção simples entre duas contas para pagar os 78€; da factura de electricidade, com a data do final do mês (no exemplo, 30-01-2016) e o número do cheque (ex: 102). Insira uma descrição (ex: Eléctrica Barata). A conta de Transferência deve ser Activos:Conta à ordem.

2. Abra o diário Activos:Conta à ordem e insira uma transacção simples entre duas contas para pagar os 45€; da factura de telefone, com a data do final do mês (no exemplo, 30-01-2016) e o número do cheque (ex: 103). Insira uma descrição (ex: Telefone fixo). A conta de Transferência deve ser Despesas:Telefone. Note que pode inserir transacções de despesa tanto do lado do crédito (as contas de despesa) como do lado do débito (as contas de activos).

3. Abra o diário Despesas:Renda e insira uma transacção simples entre duas contas para pagar os 350€; da renda de casa, com a data do final do mês (no exemplo, 30-01-2016) e o número do cheque (ex: 104). Insira uma descrição (ex: Renda de Janeiro). A conta de Transferência deve ser Activos:Conta à ordem.

4. Duplique esta transacção, usando o botão Duplicar na barra de ferramentas. Comece por seleccionar a transacção de renda actual e clique em Duplicar. Insira a data da transacção algures no futuro (ex: 29 de Março) e repare na linha azul que o &app; usa para separar transacções futuras de transacções actuais. Assim pode inserir transacções antes de elas ocorrerem.

   Também pode configurar uma transacção agendada para pagar a renda de casa, uma vez que não se prevêm alterações de valor num futuro próximo.

   - Seleccione a transacção de renda actual e clique em Agenda

   - Altere para Mensalmente, altere a descrição, se necessário e clique em Aceitar

5. Para transferir dinheiro da sua conta de poupança para a conta à ordem, abra o diário Activos:Conta poupança e adicione uma nova transacção, definindo Transferência para Activos:Conta à ordem, com um montante de 100€; (com data de 1 de Janeiro de 2016).

6. Como mais um exemplo de transacção simples, adicione outra transacção para descrever a compra de mercearias no valor de 45,21€; a 5 de Janeiro de 2016. No diário da conta Activos:Conta à ordem, defina Transferência para Despesas:Comida.

7. Para adicionar uma transacção de recebimento de ordenado, abra o diário Activos:Conta à ordem clique numa linha em branco e clique em Parcelas. Insira a descrição da transacção na primeira linha (ex: Ordenado), assim como a data. Na linha de parcela abaixo desta, insira o depósito nas contas Activos:Conta à ordem 670€;, Despesas:Impostos:IRS 180€;, Despesas:Impostos:Seguro 90€;, Despesas:Impostos:Segurança social 60€; e por fim, o total bruto do recebimento, 1000€; como levantamento transferido da conta Receitas:Ordenado.

8. Também tem de pagar a subscrição na Internet, 20€; a cada dia 25.

Árvore de contas após definir todas as transacções

Esta imagem mostra os saldos finais após definir todas as do mês de Janeiro de 2016.

### Gravar o ficheiro

Antes de passarmos à secção de relatórios, vamos gravar o ficheiro de dados do &app; (`gcashdata_4`).

### Relatórios

Mas ter os dados disponíveis só no ecrã do seu computador não fará o seu contabilista feliz. Assim, o &app; tem um grande número de relatórios altamente personalizáveis.

Vamos dar uma vista de olhos ao Fluxo de caixa e ao Relatório de transacções.

1. Primeiro o Fluxo de caixa para o mês de Janeiro.

   Seleccione o relatório no menu Relatórios Receita & Despesa Fluxo de caixa .

   Fluxo de caixa para o mês de Janeiro de 2016

   Esta imagem mostra o fluxo de caixa para as do mês de Janeiro de 2016.

   Para obter este relatório personalizado, clique com o botão direito do rato no relatório e escolha Opções do relatório. Defina o intervalo de datas e especifique as contas que quer ver no relatório.

2. Agora vamos ver o correspondente relatorio de transacções para a conta Activos:Conta à ordem.

   Seleccione o relatório de transacções no menu Relatórios Relatório de transacções .

   Relatório de transacções da conta à ordem durante o mês de Janeiro de 2016

   Esta imagem mostra o relatório de transacções da conta à ordem durante o mês de Janeiro de 2016.

3. Agora vamos alterar o relatório de transacções para mostrar só as várias contas de despesa.

   Relatório de transacções das contas de despesas durante o mês de Janeiro de 2016

   Esta imagem mostra o relatório de transacções das contas de despesas durante o mês de Janeiro de 2016.